Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Behorend bij de statuten van de vereniging De Seniorenvereniging Zandvoort (DSVZ).

Lidmaatschap

 Artikel 1

  1. Het bestuur stelt de wijze van aan-/afmelding en registratie van leden vast.

  2. Leden dienen de voor de vereniging relevante wijzigingen in de persoonlijke situatie door te geven aan degene die de leden registreert of aan de secretaris van de vereniging.

 Artikel 2

Het lidmaatschap kan een aanvrager alleen geweigerd worden om gewichtige redenen of wanneer een eerder lidmaatschap van de aanvrager is beëindigd door opzegging of ontzetting uit het lidmaatschap door de vereniging.

 Artikel 3

Leden van DSVZ nemen op eigen verantwoordelijkheid deel aan activiteiten die door de vereniging worden georganiseerd, medegeorganiseerd of aan de leden worden aanbevolen. DSVZ aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid tenzij deze direct op de wet berust.

 Artikel 4

Einde lidmaatschap: zie artikel 5 lid 1 t/m 5 van de statuten.

 Schorsing*

 Artikel 5

  1. Een lid kan te allen tijde door het bestuur worden geschorst.

  2. Schorsing dient schriftelijk per aangetekende én gewone post plaats te vinden met melding van de reden(en).

  3. Een lid kan worden geschorst wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren. Hiervan is in ieder geval sprake wanneer:

  4. het lid zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt;

  5. het lid niet meer voldoet aan de vereisten, voor het lidmaatschap gesteld;

  6. het lid handelt in strijd met de statuten, het huishoudelijk reglement of besluiten van de vereniging;

  7. het lid de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.

  8. Schorsing betekent onmiddellijke opschorting van alle rechten en plichten binnen de vereniging.

*voorafgaand aan artikel 5 lid 4 van de statuten.

Leden van verdienste en donateurs

 Artikel 6

  1. Leden van verdienste zijn leden die zich jegens de vereniging als geheel bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt. Benoeming vindt plaats door het bestuur.

  2. Donateurs zijn natuurlijke of rechtspersonen die de vereniging steunen met een jaarlijkse financiële bijdrage. Zij hebben binnen de vereniging geen andere rechten en verplichtingen dan die volgens de statuten en/of dit reglement zijn toegekend.

 Het donateurschap eindigt:

  1. voor wat betreft een donateur-natuurlijk persoon, door diens overlijden, voor wat betreft een donateur-rechtspersoon, door diens ophouden te bestaan en voor wat betreft een donateur-personenvennootschap, door diens ontbinding;

  2. door opzegging door de donateur;

  3. door opzegging door de vereniging.

  4. De opzegging door de donateur dient per brief of email aan het bestuur plaats te vinden tegen het einde van een boekjaar, uiterlijk vóór 1 december van het betreffende boekjaar.

  5. De opzegging door de vereniging dient per brief of email plaats te vinden tegen het einde van een boekjaar, uiterlijk vóór 1 december van het betreffende boekjaar. Opzegging door de vereniging geschiedt door het bestuur; een besluit van het bestuur tot opzegging van het donateurschap behoeft een meerderheid van ten minste 2/3 van de uitgebrachte stemmen. De betrokken donateur wordt ten spoedigste schriftelijk van het besluit, met opgave van redenen, in kennis gesteld.

  6. Een opzegging in strijd met het bepaalde in de vorige leden doet het donateurschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip volgende op de datum waartegen was opgezegd.

  7. Wanneer het donateurschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft desalniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd.

Contributie

 Artikel 7

De algemene ledenvergadering stelt, op voorstel van het bestuur, een wijziging van de contributie vast.

Artikel 8

De contributie is verschuldigd per kalenderjaar. Het bestuur stelt de wijze vast waarop de contributies worden geïnd en waarop deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 9

  1. Het lidmaatschap geeft recht op het ontvangen van één exemplaar van elk nummer van de Nieuwsbrief. Bij meerdere lidmaatschappen op een adres wordt in beginsel één blad verstrekt.

  2. De bezorging van de Nieuwsbrief vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

 Financiën

 Artikel 10

  1. Geldmiddelen van de vereniging worden afzonderlijk van de privémiddelen van de betrokken penningmeester beheerd.

  2. Betaal-/spaarrekeningen ten behoeve van de vereniging worden op naam van DSVZ gesteld, in voorkomend geval met vermelding van de naam van de activiteit. Deze rekeningen mogen nimmer een tekort vertonen.

  3. Het bestuur stelt de bedragen vast die ten hoogste in kas en op de bank gehouden mogen worden en met welke banken een relatie wordt aangegaan. Deze gegevens worden in een verslag van een bestuursvergadering vastgelegd.

  4. Voor het betalen van rekeningen tot 1.000 euro is de penningmeester bevoegd deze te voldoen op chartale wijze of via elektronisch bankieren. Voor het betalen van rekeningen van 1.000 tot 3.000 euro is mede ondertekening van de rekening door één van de leden van het dagelijks bestuur vereist en voor het betalen van rekeningen van 3.000 euro of meer is de ondertekening van de rekening door het dagelijks bestuur vereist.

 Artikel 11

De penningmeester is verplicht aanwijzingen en instructies van het bestuur, met betrekking tot het beheren, de administratie en rapportage van geldmiddelen, op te volgen en aan het bestuur op verzoek alle informatie te verstrekken.

 Algemene ledenvergadering

 Artikel 12

De ervaring leert dat niet alle leden de door de algemene ledenvergadering te bespreken stukken vooraf willen lezen. Om kosten te besparen is daarom in dit artikel bepaald dat zoveel mogelijk informatie voor de leden voorafgaand aan de jaarvergadering wordt weergegeven in een Nieuwsbrief. Andere belangrijke notities worden op verzoek toegezonden.

Artikel 13

  1. De voorzitter tijdens de vergadering

  • is verantwoordelijk voor het in acht nemen en naleven van de statuten en het reglement door de deelnemers aan de vergadering; geschorste leden hebben geen toegang tot de vergadering;

  • leidt de vergadering, zorgt dat deze op de vastgestelde tijden begint, regelt en handhaaft de orde bij de beraadslagingen;

  • verleent het woord, bevordert dat een spreker ongestoord het woord kan voeren, kan korte zakelijke interrupties toestaan, roept een spreker tot de orde die naar zijn oordeel van het onderwerp afwijkt of die beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen gebruikt, en kan deze het woord ontnemen;

  • kan een deelnemer aan de vergadering die zich bij herhaling schuldig maakt aan wangedrag, het recht van verdere deelname aan de vergadering ontzeggen, en kan toehoorders of vertegenwoordigers van de pers die zich naar zijn oordeel hinderlijk gedragen en zich niet voegen naar zijn aanwijzingen, opdragen terstond de vergaderruimte te verlaten;

  • doet desgewenst voorstellen voor beperking van spreektijd of van het aantal termijnen waarin het woord zal worden gevoerd, tot schorsing van de beraadslagingen;

  • bevordert de voortgang van de vergaderingen onder meer door de vraagpunten aan te geven waarover beslist moet worden, door discussies samen te vatten en door het formuleren van de te nemen besluiten.

  1. De secretaris van de vergadering is verantwoordelijk voor

  • het opstellen van de besluitenlijst en het concept verslag;

  • het laten tekenen en het bijhouden van de presentielijst, en het al dan niet uitgeven en in ontvangst nemen van stemkaarten en stembiljetten.

Artikel 14

Afgevaardigden kunnen moties, met uitzondering van moties van orde, uiterlijk tot twee weken voor de vergadering van de ledenraad schriftelijk indienen bij het bestuur.

 Artikel 15

  1. Over personen kan schriftelijk worden gestemd, waarbij voor elke uit te brengen stem één stemkaart wordt uitgereikt, dat na stemming wordt vernietigd.

  2. Ingeval er voor een te vervullen vacature slechts één kandidaat is, kan – tenzij een stemgerechtigde deelnemer uitdrukkelijk stemming vraagt – de voorzitter voorstellen de kandidaat zonder stemming (bij acclamatie) benoemd te verklaren.

  3. Indien bij een eerste stemming over personen niemand een volstrekte meerderheid verkrijgt, vindt direct herstemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

  4. De leden hebben het recht zelf een kandidaat bestuurslid aan de ledenvergadering voor te stellen. Opgaven daartoe dienen uiterlijk twee weken voor de ledenvergadering schriftelijk te zijn ingediend bij de secretaris. De kandidaatstelling dient te zijn ondertekend door ten minste vijf leden, onder bijvoeging van een bereidverklaring van de kandidaat.

Artikel 16

Over zaken wordt gestemd bij hand opsteken of door een door het bestuur te bepalen wijze. Indien daarbij de stemmen staken dient direct een schriftelijke herstemming plaats te vinden. Wanneer de stemmen dan opnieuw staken is het voorstel verworpen.

 Artikel 17

  1. Bij een schriftelijke stemming stelt de voorzitter aan de hand van de presentielijst vast hoeveel stemmen mogen worden uitgebracht en deelt dit aantal aan de vergadering mee.

  2. Blanco of ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.

Artikel 18

Een nieuw bestuurslid aanvaardt zijn functie in beginsel aan het eind van de vergadering waarin hij is gekozen. Een aftredend bestuurslid legt in beginsel zijn functie neer aan het einde van de vergadering waarin hij aftreedt.

 Openbaarheid en belangenverstrengeling

Artikel 19

  1. De leden van het bestuur betrachten openheid over hun eventuele nevenfuncties voor zover deze van belang en mogelijk van invloed zijn voor hun functioneren als lid van het bestuur.

  2. Het lid van het bestuur behaalt persoonlijk geen voordelen uit transacties of andere handelingen die hij namens de vereniging verricht. Evenmin verstrekt hij of biedt hij oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens zijn vereniging verricht.

Kascommissie

 Artikel 20

  • De kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen.

  • De kascommissie adviseert de algemene ledenvergadering wel of niet decharge te verlenen aan het bestuur.

  • Leden van het bestuur mogen geen zitting nemen in de commissie en zij zijn verplicht de commissie inzage te geven in alle benodigde stukken.

  • De bevindingen c.q. het advies tot decharge van het bestuur worden schriftelijk uitgebracht in een kascommissieverslag, dat wordt gevoegd bij de vergaderstukken van de algemene ledenvergadering van DSVZ. Daarnaast zal een door de kascommissie afgevaardigd lid tijdens de algemene ledenvergadering een toelichting op het verslag geven. Verslagen van de kascommissie dienen conform de geldende wettelijke richtlijn 7 jaar te worden bewaard.

  • De kascommissie bestaat uit 3 leden en zijn lid van DSVZ.

  • De leden worden voor 1 jaar benoemd en maximaal 2 maal herbenoemd.

  • Het bestuur doet elk jaar in de algemene ledenvergadering een benoemingsvoorstel voor de vacature(s) in de kascommissie dat is afgestemd met de dan nog fungerende kascommissie.

  • Zowel gedurende als na het beëindigen van het lidmaatschap van de kascommissie betrachten de kascommissieleden geheimhouding naar externe derden ten aanzien van de aan hen verstrekte gegevens van DSVZ.

Bestuur

 Artikel 21

  1. Behoudens het bepaalde in lid 2 en lid 3 worden de leden van het bestuur gekozen voor een zittingsperiode van 4 jaar. Na afloop van hun eerste zittingsperiode treden zij af en zijn zij terstond eenmaal herkiesbaar voor een nieuwe zittingsperiode van 4 jaar.

  2. Ingeval een lid van het bestuur zijn zittingsperiode niet uitdient, treedt degene die in zijn plaats wordt gekozen af in het jaar waarin zijn voorganger afgetreden zou zijn. De opvolger is tweemaal herkiesbaar, telkens voor een zittingsperiode van 4 jaar.

3 Het bestuur is bevoegd de zittingsperiode met betrekking tot een opengevallen functie te bekorten of met ten hoogste een jaar te verlengen teneinde wijziging te brengen in de per jaar voorziende aftredingen.

Wijzigingen

 Artikel 22

Dit reglement wordt iedere 2 jaar op inhoud getoetst en kan, al dan niet op voorstel van het bestuur, gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering.